INHALT​

1. Die ISO 9001 – Wettbewerbsfähigkeit systematisieren

Organisationen bewegen sich zunehmend in einem hochdynamischen und vernetzten wirtschaftlichen Umfeld. Technologische Innovationen etablieren sich immer rascher, in Produktionsprozessen und schlussendlich in Märkten. Nicht zuletzt die fortschreitende Individualisierung, sowohl im privaten als auch im gewerblichen, produzierenden Kontext, führt zu einer zunehmenden Diversifizierung.

KUNDEN ZU VERSTEHEN SICHERT DEN ERFOLG

Produkte und Dienstleistungen müssen also immer stärker an den spezifischen Anforderungen von Kunden ausgerichtet werden. Eine enge Kundenbindung ist entscheidend um Produkte erfolgreich, im Einklang mit Kundenanforderungen und -wünschen zu realisieren. Der Konkurrenzdruck ist enorm und nicht selten sind Marktbereinigungen die Konsequenz.

Der Schlüssel, um im Markt zu bestehen, liegt darin, effizient die bestmögliche Qualität für jeden Kunden zu erreichen (Kundenorientierung). Die Verbesserung der Qualität beschränkt sich jedoch ausdrücklich nicht nur auf das, was am Ende „hinten rauskommt“: Produkte oder Dienstleistungen, die ihre Funktion erfüllen und einen Wert und Nutzen vermitteln. Nein, Qualitätssteigerung bezieht sich ebenso auf die Prozesse in der Organisation, die zum Endprodukt führen. Und diese wollen effizient gestaltet werden.

Ein funktionierendes Qualitätsmanagementsystem (QMS) ist ein wichtiger Baustein, um diese komplexen Herausforderungen an Prozesse und Ablauforganisation systematisch und proaktiv zu gestalten. Die ISO 9001 wird in rund 900.000 Organisationen in 170 Ländern umgesetzt – ein klarer Beleg für den Mehrwert, den das Qualitätsmanagementsystem nach ISO 9001 bietet.

Diese große Verbreitung lässt die Fülle der Vorteile bereits erahnen, die viele Unternehmen in der praktischen Umsetzung der ISO 9001 erkannt und umgesetzt haben. Zudem ist eine gültige ISO 9001-Zeritifizierung inzwischen nicht selten eine Voraussetzung für die Aufnahme einer Kunden-Lieferantenbeziehung. Mit einem von einer unabhängigen Prüfstelle ausgestellten Zertifikat signalisieren Organisationen ihren Stakeholdern also seriöses, zuverlässiges und qualitativ hochwertiges Wirtschaften – prozess- und kosteneffizient.

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2. Die ISO 9001 – Der Hintergrund

Die ISO 9001 bietet Organisationen bereits seit 1987 ein Instrumentarium, das dabei unterstützt, ein effizientes Qualitätsmanagementsystem aufzubauen. Sie kann für jede Organisation, unabhängig von ihrer Art und Größe, ihrem geographischen, kulturellen, sozialen oder ökologischen Hintergrund angewendet werden.

Die ISO 9001 wurde 1987 von der International Organization for Standardization (ISO) als erste international anerkannte, weltweit anwendbare Norm für die Implementierung eines Qualitätsmanagementsystems veröffentlicht. Der Schwerpunkt der Norminhalte liegt in der effizienten und wirksamen Strukturierung der Planung, Steuerung, Überwachung und Verbesserung (PDCA-Zyklus) aller qualitätsrelevanten betrieblichen Prozesse (prozessorientierter Ansatz) mit dem Fokus auf die Erfüllung der Kundenanforderungen und der kontinuierlichen Verbesserung. Die Umsetzung wird darüber hinaus von einem risikobasierten Denken getragen, durch das Risiken etwa in Form von Fehlern im Prozessablauf oder hinsichtlich der Erzeugnisse, vermieden und Chancen zur Verbesserung umsetzt werden.

Zusammengefasst: Die ISO 9001 unterstützt Organisationen bei der

  • Verbesserung der Kundenzufriedenheit,
  • Verbesserung des Unternehmensimage,
  • Verbesserung der Prozess- und Kosteneffizienz,
  • Senkung der Fehlerqouten und der
  • Steigerung der wirtschaftlichen Leistungsfähigkeit.

Die ISO 9001 verlangt von Organisationen, dass das Qualitätsmanagementsystem nicht nur dazu dient Normanforderungen zu erfüllen, sondern vielmehr ein Teil der Unternehmensstrategie wird. Das QMS soll ein organischer Bestandteil der Organisation sein. Zwingend erforderlich ist, dass die Unternehmensleitung dieses vorlebt und umsetzt.

Hierzu legt die ISO 9001 sieben Grundsätze für das Qualitätsmanagement fest, die dem Management als Leitlinien dienen sollen. Hierbei handelt es sich um:

  • Kundenorientierung: Das Erfüllen der Kundenanforderungen und das Übertreffen der Kundenerwartungen schafft Vertrauen und sichert nachhaltigen Erfolg.
  • Führung und Leadership: Führungskräfte sollen für Übereinstimmung von Zweck und Ausrichtung des QMS sorgen und das QMS in der Organisation leben und vermitteln.
  • Engagement von Personen: Das Einbeziehen, Fördern und Qualifizieren von Mitarbeitern auf allen Ebenen ermöglicht ihnen, ihr Potential zu entfalten, Werte zu schaffen und die Organisation zu verbessern.
  • Prozessorientierter Ansatz: Verschiedene Tätigkeiten, Ressourcen und Prozesse werden als wechselseitiges und zusammengehöriges System betrachtet, um Synergien zu nutzen und Effizienz zu steigern.
  • Verbesserung: Kontinuierliche Verbesserung ist die Grundlage, um ein hohes Leistungsniveau zu erhalten und auf ein sich veränderndes Umfeld zu reagieren und neue Chancen zu nutzen.
  • Faktengestützte Entscheidungsfindung: Entscheidungen auf Grundlage der Analyse und Auswertung von Daten und Informationen zu fällen, führt zu den gewünschten Ergebnissen.
  • Beziehungsmanagement: Nachhaltiger Erfolg hängt primär davon ab, die Beziehung zu den interessierten Parteien zu führen und zu steuern.

Weitere Details zu den sieben Grundsätzen des Qualitätsmanagements finden Sie auch in der ISO 9000.

Das Zertifikat der ISO 9001 dient Unternehmern als Nachweis über die Einhaltung von Standards bei Unternehmensprozessen, Produkten und Dienstleistungen. Zusammengefasst ergeben sich folgende Vorteile:
  • Minimieren von Risiken und Fehlerquoten
  • Verbesserung von Image und Glaubwürdigkeit
  • Transparenz für die innerbetrieblichen Abläufe
  • Nachhaltigkeit in der Qualitätssicherung
  • Verbesserung der Produkt- und Dienstleistungsqualität
  • Verringerung von Haftungsansprüchen und Stärkung der Regelkonformität (Legal Compliance)
  • Kosteneinsparungen und Effizienzsteigerung

3. Wie wird das Qualitätsmanagementsystem umgesetzt?

Die ISO 9001 gibt eine Anleitung, wie ein Qualitätsmanagementsystem für eine Organisation erstellt und aufrechterhalten werden kann. Dafür müssen Organisationen die folgende Frage beantworten:

„WIE SIEHT UNSERE STRATEGISCHE AUSRICHTUNG AUS UND IN WELCHEN GRENZEN SOLL DAS QMS VERWIRKLICHT WERDEN?“

Am Anfang eines QMS steht also immer eine umfassende Kontextanalyse des Unternehmens oder der Organisation, insbesondere hinsichtlich der erzeugten Produkte und Dienstleistungen. Kontext bedeutet sich mit den internen und externen Themenfeldern auseinander zu setzen:

  • Welche Themen haben einen Einfluss auf die Leistung meines Unternehmens?
  • Welche Geschäftsziele verfolgen wir kurz-, mittel- und langfristig?
  • Müssen meine Produkte Industriestandards erfüllen?
  • Können gesellschaftliche Trends hinsichtlich Klimaschutz und Nachhaltigkeit in der gesamten Lieferkette für uns relevant werden?

Hinter den allermeisten Themen, die für ein Unternehmen relevant sind, stehen Interessensvertreter (sog. interessierte Parteien). Im Fokus des QMS stehen die Kunden mit ihren Anforderungen, Erwartungen und Wünschen hinsichtlich der Qualität, Beschaffenheit und Leistung der Produkte und Dienstleistungen. So kann es beispielsweise für einen Automobilzulieferer wichtig sein den CO2-Ausstoß für die Produktion von Getrieben nachzuweisen, weil der Kunde in naher Zukunft ein CO2-neutrales Auto bauen möchte.

Die Kontextanalyse ist Teamarbeit. Mitarbeiter aus allen relevanten Bereichen sollten sich mit ihrem Wissen und Fähigkeiten einbringen können. Neben der Kundenorientierung spiegelt sich hier ein weiteres Kernelement des QMS ab: Das Engagement und die Potentiale der Mitarbeiter wahrnehmen und fördern. Denn motivierte Mitarbeiter tragen das QMS zum Erfolg.

Chancen und Risiken, die über Erfolg und Misserfolg der Organisation entscheiden, werden gemeinsam erarbeitet (risikobasierter Ansatz). Anschließend wird der Anwendungsbereich des Qualitätsmanagementsystems definiert und eine Qualitätspolitik sowie daraus abgeleitete Qualitätsziele erarbeitet.

Mit dieser Perspektive werden die bestehenden Prozesse genauer beleuchtet, um zu ermitteln, wo Effizienzpotentiale und Synergien möglich sind. Gleichwohl kann mit solch einer Analyse auch eine Rationalisierung einhergehen. Es werden also ineffiziente oder gar unnötige Prozesse identifiziert und eingestellt. Ebenso gilt es – soweit sinnvoll – neue Prozesse zu definieren, mit denen die Ziele des Managementsystems besser verwirklicht werden können.
Kurzum: Das Qualitätsmanagementsystem basiert auf einer eingehenden Analyse, die beleuchtet, ob die Prozesse, sowohl intern – von der Produktion, über Einkauf, Vertrieb, bis zur Fort- und Weiterbildung – als auch in ihrer Ausrichtung auf die externen interessierten Parteien, sinnvoll, effizient und effektiv sind. Die Praxis folgt also einem prozessorientierten Ansatz, der in der ISO 9001 durch den PDCA-Zyklus abgebildet wird. Hieraus entsteht ein kontinuierlicher Verbesserungsprozess, in den alle Mitarbeiter ihre Fähigkeiten einbringen können und sollen. Eine echte QM-Kultur ist das Ziel.

Ein zentrales Element eines Qualitätsmanagementsystems ist die regelmäßige Leistungsbewertung und Wirksamkeitsprüfung. Das geschieht mit Hilfe von internen Audits sowie durch das Managementreview der obersten Leitung. Eine externe Auditierung bringt zudem eine unabhängige und objektive Bewertung, die unabdingbar für die Ausstellung eines Zertifikates ist.

4. Zertifizierung der ISO 9001

Die Umsetzung der ISO 9001 bedarf nicht unbedingt einer externen Begutachtung. Gleichwohl erhöhen Unternehmen ihre Glaubwürdigkeit, wenn sie die Wirksamkeit ihres Qualitätsmanagementsystems von unabhängigen, externen Prüfern (Auditoren) in Form eines Zertifikats bestätigen lassen.

Externe Prüfer müssen über eine entsprechende, branchenspezifische Qualifikation verfügen und von einer Akkreditierungsstelle zugelassen bzw. berufen werden. Die Müller-BBM Cert GmbH ist eine von der Deutschen Akkreditierungsstelle (DAkkS) zugelassene Zertifizierungsstelle (Akkreditierungsurkunde der Müller-BBM Cert GmbH).

Der Auditzyklus und die Gültigkeit des Zertifikats für die ISO 9001 erstrecken sich, ebenso wie für die übrigen Managementnormen, über drei Jahre. Für jedes Jahr des Zyklus wird ein Audit an den relevanten Standorten des Unternehmens anhand eines festgelegten Auditprogramms durchgeführt. Das Auditprogramm bestimmt den Umfang des Audits hinsichtlich der zu auditierenden Norminhalte, Unternehmensbereiche und Standorte.

Der Auditzyklus beginnt mit einem Erst- oder Rezertifizierungsaudit – letzteres, sofern bereits ein Zertifikat vorhanden war. Ziel ist es zu prüfen, ob die zu zertifizierende Organisation alle Normanforderungen erfolgreich implementiert und umgesetzt hat. Im Falle einer Erstzertifizierung werden zwei separate Audits durchgeführt. Im Audit der Stufe 1 wird der Stand der Dokumentation und die Standortbedingungen geprüft. Im Ergebnis soll festgestellt werden, ob die Organisation auf dem richtigen Weg ist, um das Audit der Stufe 2 erfolgreich mit einem Zertifikat abzuschließen. Das Zertifikat ist für drei Jahre gültig.

In den darauffolgenden zwei Jahren wird durch sogenannte Überwachungsaudits geprüft, ob das Managementsystem wirksam ist und aufrechterhalten wird. Der Auditumfang ist geringer als bei einem Zertifizierungsaudit. Neben einigen Kernelementen, wie beispielsweise der Prüfung der fortlaufenden Verbesserung, der internen Audits und des Managementreviews, werden weitere Normanforderungen und ggf. Standorte stichprobenartig auditiert.

Nach dem zweiten Überwachungsaudit erfolgt im darauffolgenden Jahr das (Re-)Zertifizierungsaudit zur Aufrechterhaltung des Zertifikats.

 

5. Unsere Leistung

Die Zertifizierung eines Qualitätsmanagementsystems wird durch eine nach DIN EN ISO/IEC 17021-1:2015 akkreditierte Prüfstelle durchgeführt.

Entsprechend des Drei-Jahres-Zyklus‘, der allen Managementsystem-Zertifizierungen zugrunde liegt, bieten wir Ihnen verschiedene Prüfhandlungen an:

  • Die (Erst-)Zertifizierung ist eine umfangreiche, zweistufige Prüfung des gesamten Managementsystems, die Anwendung findet, wenn Sie zum ersten Mal ein Managementsystem implementieren möchten. Im Audit der Stufe 1 werden die Dokumentation und die allgemeinen Standortbedingungen auditiert, um die Zertifizierungsfähigkeit festzustellen. Im Anschluss kann das Audit der Stufe 2 erfolgen, in dem die Umsetzung und Wirksamkeit geprüft wird. Bei einer erfolgreichen Erstzertifizierung erhalten Sie ein drei Jahre lang gültiges Zertifikat.
  • In den darauffolgenden zwei Jahren müssen das 1. und 2. Überwachsaudit durchgeführt werden. Diese dienen der Prüfung der Aufrechterhaltung und Wirksamkeit des Managementsystems und haben einen reduzierten Umfang.
  • Am Ende des dreijährigen Zyklus folgt das (Re-)Zertifizierungsaudit. Dabei handelt es sich um eine Systemprüfung, d. h. das gesamte Managementsystem wird erneut geprüft und sowohl Wirksamkeit als auch Aufrechterhaltung werden bestätigt.

Darüber hinaus bieten wir Ihnen Compliance-Audits und Voraudits an, durch die Sie feststellen können, ob und welche Änderungen noch notwendig sind, um Ihr Managementsystem zertifizieren zu lassen.

INTEGRIERTES MANAGEMENTSYSTEM GEFÄLLIG?

Falls Sie mehrere Managementsysteme parallel implementieren, können wir auch diese für Sie zertifizieren.

Sind Sie auf der Suche nach der richtigen Prüfstelle? Wenden Sie sich an uns: 

Gerne vereinbaren wir einen Termin zur Erläuterung unseres Angebots und oder Klärung Ihrer Fragen zum Thema Qualitätsmanagement.
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Wir bieten Ihnen den vollen Umfang der benötigten Zertifizierungsleistung an und können dabei auf mehr als 10 Jahre Erfahrung zurückgreifen. Mit unserem Wissen betreuen wir Sie im gesamten Prüfvorgang, vom Vor-Ort-Audit bis zur Zertifizierung.

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