Managementsysteme

Unternehmen bewegen sich immer stärker in einer globalisierten Welt mit zunehmend komplexen Wechselwirkungen. Absatzmärkte werden diverser, Kundenanforderungen individueller, vielfach werden maßgeschneiderte Lösungen gefordert. Interne Prozesse müssen sich immer rascher an neue Anforderungen anpassen und gleichzeitig höchste Qualität gewährleisten. Ein aktiver und präventiver Arbeitsschutz, der mit der Zeit geht, ist unabdingbar geworden. Ohne eine bestmögliche Energie- und Ressourceneffizienz verlieren Unternehmen rasch ihre Konkurrenzfähigkeit. Zugleich gilt es, die Compliance aufrechtzuerhalten, angesichts immer weiter zunehmender rechtlicher Anforderungen und Auflagen, etwa aus dem Umwelt-, Energie- und Arbeitsschutzrecht. Und nicht zuletzt gilt es, die Zufriedenheit und Motivation der Mitarbeiter hoch zu halten und dem Informationsbedürfnis der Stakeholder Rechnung zu tragen.

Es wird deutlich: Unternehmen und ihre Mitarbeiter sind mit Herausforderungen konfrontiert, denen man nicht einzig mit einer hohen Motivation und kompetenten Mitarbeitern Herr werden kann. Wichtige Instrumente, die Unternehmen dabei unterstützen, diese Herausforderungen zu stemmen, sind Managementsysteme.
Managementsysteme sind heute in zahlreichen Unternehmen Standard und werden branchenspezifisch, wie in Fahrzeugbau, Chemie oder Pharmazie als auch branchenübergreifend, etwa in den Bereichen Dienstleistungen, Umwelt oder Energie eingesetzt.

Qualitätsmanagement (ISO 9001)

QUALITÄTSMANAGEMENT (ISO 9001) Kachelbild

Die DIN EN ISO 9001 ist die internationale Norm für Qualitätsmanagementsysteme für Unternehmen und …

UMWELTMANAGEMENT (ISO 14001 & EMAS)

Umweltmanagement ISO 14001 & EMAS Kachelbild

Die DIN EN ISO 14001 ist die Norm für ein freiwilliges, international anerkanntes Umweltmanagementsystem für …

ARBEITSSCHUTZMANAGEMENT ISO 45001

Arbeitsschutzmanagement ISO 45001 Kachelbild

Arbeitsbedingte Unfälle können bei jeder Tätigkeit passieren – egal ob im Büro oder an der Werkbank. Von einem Schnitt in den Finger …

Energiemanagement
(ISO 50001)

Energiemanagement ISO 50001 Kachelbild

Die DIN EN ISO 50001 ist die Norm für ein freiwilliges, international anerkanntes Energiemanagementsystem …

WAS IST EIN MANAGEMENTSYSTEM?​

Managementsysteme verbinden einzelne Arbeitsweisen, Pflichten und Aufgaben zu einem System. Verantwortungs-, Steuer- und Kontrollfunktionen werden strukturiert und geregelt. Daraus ergibt sich ein System aus aufeinander abgestimmten und miteinander verbundenen Einheiten, mit Hilfe dessen Unternehmensziele strukturiert verwirklicht werden können.

Managementsysteme zeichnen sich dadurch aus, dass sie betriebliche Prozesse kontinuierlich steuern, eine Prozessstrukturierung einleiten und die im Unternehmen bestehenden Abläufe fortwährend verbessern. Um dieses zu gewährleisten, werden regelmäßig interne Audits durchgeführt, die die Umsetzung, Wirksamkeit und Verbesserung der Managementsysteme beurteilen und neue Ziele und Möglichkeiten aufdecken. Externe Audits bestätigen auf unabhängige Weise die Wirksamkeit des Managementsystems und sind erkennbar an der Zertifizierung.

Die speziell entwickelten Normen ISO 14001 (Umweltmanagement), ISO 9001 (Qualitätsmanagement), ISO 45001 (Arbeitsschutzmanagement) und ISO 50001 (Energiemanagement) bieten Unternehmen Methoden und Anleitungen, wie Prozesse bestmöglich gestaltet werden können. Diese Managementsysteme lassen sich einzeln, in Teilen oder in Verbindung mit anderen Systemen in Ihrem Unternehmen implementieren.

Ein Managementsystem wird in der Regel von der Unternehmensführung eingeführt. Zur Umsetzung des Systems und seiner Anforderungen wird eine Aufbau- und eine Ablauforganisation geschaffen. Die Aufbauorganisation legt Verantwortlichkeiten und Zuständigkeiten fest. Für die Umsetzung der gesteckten Unternehmensziele wird eine Ablauforganisation eingerichtet. In der Ablauforganisation werden wichtige Abläufe und Prozesse gezielt geplant und Vorgaben für die Umsetzung der Ziele konkretisiert. Die Basis für die Ablauforganisation ist der sogenannte PDCA-Zyklus.

PDCA steht für Plan (Planen), Do(Ausführen), Check (Bewerten) und Act (Verbessern):

  • Plan:  Ziele werden festgelegt und das Verfahren, mit dem die Ziele erreicht werden sollen, wird bestimmt.
  • Do:  Die definierten Verfahren und Prozesse werden umgesetzt.
  • Check:  Die Wirksamkeit der Prozesse wird überwacht.
  • Act:  Prozesse und Verfahren werden analysiert und optimiert.

Sind alle Phasen des PDCA-Zyklus einmal durchlaufen, beginnt der Kreislauf von vorne. Die Phasen des PDCA-Zyklus stellen also das übergeordnete Prinzip für die erfolgreiche Einführung eines Managementsystems dar.

Welche Managementsysteme gibt es?

Managementsysteme existieren für eine Vielzahl von thematischen Anwendungsbereichen. Die Müller-BBM Cert GmbH bietet unabhängige Zertifizierungen für die nachfolgend genannten wichtigen Managementsystemnormen an. Mit einem Klick auf die entsprechende Norm gelangen Sie zu den weiterführenden Informationen und unserem Angebot für Sie:

Qualitätsmanagement nach ISO 9001,

Umweltmanagement nach ISO 14001 und EMAS

Arbeits- und Gesundheitsschutzmanagement nach ISO 45001

Energiemanagement nach ISO 50001

In einem integrierten Managementsystem werden die Methoden und Instrumente zur Einhaltung von Anforderungen aus den verschiedenen Managementsystemen in einer Struktur zusammengeführt. Diese übergeordnete Struktur dient der Leitung und Überwachung von Organisationen (Corporate Governanace) in mehreren der zuvor genannten Bereiche.

Durch das Verbinden von Ressourcen und der Nutzung von Synergieeffekten kann das Management schlanker und effizienter gestaltet werden. Dazu werden in ein bereits bestehendes Managementsystem (meistens das Qualitätsmanagementsystem) weitere Managementsysteme integriert. Auf diese Weise werden Aufgaben nicht doppelt verteilt und Kosten werden eingespart, sowohl intern als auch für die Zertifizierung durch eine Zertifizierungsstelle. Mit Hilfe von Benchmarks können Leistungen des integrierten Managementsystems standortübergreifend verglichen werden, um Bewertungsstrukturen zu schaffen und „best practices“ unternehmensweit zu etablieren.

Vorteile von Managementsystemen im Überblick

  • Rechtliche Anforderungen werden eingehalten (Compliance)
  • Verbesserung der Unternehmensleistung (Kostenersparnis)
  • Vorsorge vor möglichen Schäden und Schutz vor Haftungsansprüchen
  • Rückverfolgbarkeit der Lieferkette
  • Vereinfachung komplexer Prozess- und Organisationsstrukturen
  • Bündeln von verschiedenen Managementsystemen im integrierten Managementsystem
  • Nutzung von Synergieeffekten (im Falle eines integrierten Managementsystems)

Zertifizierung von Managementsystemen

Die Umsetzung eines Managementsystems bedarf nicht zwangsweise einer externen Begutachtung. Gleichwohl erhöhen Unternehmen ihre Glaubwürdigkeit gegenüber ihrer Stakeholder, wenn sie die Wirksamkeit ihres Managementsystems von unabhängigen und objektiven, externen Prüfern (Auditoren) in Form eines Zertifikats bestätigen lassen.

Externe Prüfer müssen über eine entsprechende, branchenspezifische Qualifikation verfügen und von einer Akkreditierungsstelle zugelassen bzw. berufen werden. In Deutschland existieren zwei Akkreditierungssysteme für die Zertifizierung von Managementsystemen (je nach zu zertifizierender Norm unterschiedlich). Sie beziehen sich entweder auf Konformitätsbewertungsstellen oder zugelassene natürliche oder juristische Personen. Konkret handelt es sich um:

Auch wenn die Anforderungen zum Teil identisch und Zertifikate gleichwertig sind, gibt es Unterschiede zwischen beiden Systemen. Wir beraten Sie gerne, welches System für Ihre Bedürfnisse geeignet ist.

Für weiterführende Informationen sehen Sie sich unsere Zertifizierungsgrundlagen an.

Der Auditzyklus und die Gültigkeit des Zertifikats für ein Managementsystem erstrecken sich über drei Jahre. Für jedes Jahr des Zyklus wird ein Audit an den relevanten Standorten des Unternehmens anhand eines definierten Auditprogramms durchgeführt. Das Auditprogramm legt den Umfang des Audits hinsichtlich der zu auditierenden Norminhalte, Unternehmensbereiche und ggf. Standorte fest.

Der Auditzyklus beginnt mit einem Erst- oder Rezertifizierungsaudit – letzteres, sofern bereits ein Zertifikat vorhanden war. Ziel ist es zu prüfen, ob die zu zertifizierende Organisation alle Normanforderungen erfolgreich implementiert und umgesetzt hat. Im Falle einer Erstzertifizierung werden zwei separate Audits durchgeführt. Im Audit der Stufe 1 wird der Stand der Dokumentation und die Standortbedingungen geprüft. Im Ergebnis soll festgestellt werden, ob die Organisation auf dem richtigen Weg ist, um das Audit der Stufe 2 erfolgreich mit einem Zertifikat abzuschließen. Das Zertifikat ist für drei Jahre gültig.

In den darauffolgenden zwei Jahren wird durch sogenannte Überwachungsaudits geprüft, ob das Managementsystem wirksam ist und aufrechterhalten wird. Der Auditumfang ist geringer als bei einem Zertifizierungsaudit. Neben einigen Kernelementen, wie beispielsweise der Prüfung der fortlaufenden Verbesserung, der internen Audits und des Managementreviews, werden weitere Normanforderungen und ggf. Standorte stichprobenartig auditiert.

Nach dem zweiten Überwachungsaudit erfolgt im darauffolgenden Jahr das (Re-)Zertifizierungsaudit zur Aufrechterhaltung des Zertifikats.

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